SURAT (PENGERTIAN, FUNGSI, PERANAN) - BAHASA INDONESIA 2

Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi. Peranan surat menyurat sangat penting dalam suatu organisasi, baik organisasi kecil, sedang, ataupun besar. Surat berfungsi sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan tertulis dan harus terinci. surat sebagai alat komunikasi dapat mencapai tujuannya. Surat harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud dan tujuannya (Simorangkir, 2001).

Surat dapat didefinisikan dalam berbagai kalimat. Surat menurut Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran I, mengungkapkan tentang pengertian surat yang dapat diartikan dengan berbagai cara pula, antara lain :

1.        Surat adalah helai kertas dalam bentuk ataupun dalam wujud apapun yang isinya berupa keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.

2.        Surat merupakan media komunikasi secara tertulis guna disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antar kedua belah pihak.

3.        Surat merupakan suatu pernyataan bahasa secara tertulis untuk menyampaikan suatu informasi maupun keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

Dari pengertian surat yang disampaikan Drs. I.G. Wursanto tersebut, dapat dikatakan bahwa ada dua pihak yang terlibat dalam surat, yakni si pengirim dan penerima. Jika dalam prosesnya terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkirim surat, maka artinya terjadi kegiatan surat-menyurat atau koresponden. Secara sederhana, surat-menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang terjadi karena adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan dan sebagainya. Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.

FUNGSI SURAT

Instansi swasta maupun pemerintah, serta organisasi adalah pihak – pihak yang paling banyak memanfaatkan surat dalam kegiatannya. Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat memiliki fungsi yang besar. Fungsi surat tersebut yakni :

1.    Tanda bukti tertulis yang otentik

Surat dapat digunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antar kantor, instansi atau pun pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contohnya pada surat perjanjian.

2.    Pedoman

Surat dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu tugas / pekerjaan tertentu. Contohnya seperti surat tugas.

3.    Alat pengingat atau berfikir

Surat juga dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama terjadi. Contohnya adalah surat yang telah diarsipkan.

4.    Duta atau wakil penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat

Surat sebagai wakil organisasi artinya surat dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan. Contohnya dapat dilihat pada penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

5.    Bukti historis

Surat dapat digunakan sebagai bahan riset / penelitian untuk mengetahui aktivitas suatu organisasi / perusahaan di masa yang lalu. Contohnya pada surat bukti-bukti transaksi.

PERANAN SURAT BAGI ORGANISASI

Ada beberapa peranan surat bagi organisasi, yaitu :

1.    Surat menjadi dokumen atau bukti tertulis atas suatu kegiatan.

2.    Surat memiliki tanda tangan dan stempel, sehingga menjamin keaslian pembuatnya.

3.    Surat dapat menyampaikan informasi sesuai dengan sumbernya.

Jadi surat masih memegang peranan penting dalam kegiatan baik pribadi, dinas maupun swasta.

http://www.smksurat.com/2015/07/memahami-pengertian-peranan-dan-fungsi.html

http://detiklife.com/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/

http://sir.stikom.edu/767/4/BAB%20I.pdf

http://adm-id.blogspot.co.id/2015/02/peranan-surat-bagi-organisasi.html

Demikian artikel tentang Surat, meliputi Pengertian Surat, Fungsi Surat, Dan Peranan Surat bagi organisasi. Semoga bermanfaat